Existe um ponto de vulnerabilidade que se repete em órgãos públicos de todos os portes e esferas, e que poucos gestores enxergam a tempo. Não é o endividamento nem a folha de pagamento. O maior passivo de uma administração, aquele que mais gera irregularidades e mais lota os gabinetes dos órgãos de controle, é o processo de compras públicas. Quem atua na defesa de gestores perante os Tribunais de Contas costuma identificar essa fragilidade antes do próprio gestor.

E ela não nasce de descuido de quem executa. Quem trabalha no setor público conhece a rotina: demandas que chegam todas ao mesmo tempo, prazos curtos, equipes enxutas que acumulam funções. É por meio das compras que a administração transforma recurso em serviço: a merenda da escola, o remédio do posto, a obra da rua. Cada etapa, do estudo inicial à assinatura do contrato, é uma decisão que mais tarde precisará se sustentar diante do controle. A falha quase sempre aparece antes do edital, quando uma equipe pequena precisa amadurecer muitos processos ao mesmo tempo, sem tempo para conferir cada pesquisa de preço ou acompanhar cada contrato. São condições de trabalho, não falta de capacidade. O problema é que, concluído o processo, corrigir uma inconsistência é difícil, às vezes impossível.

O que muitos gestores subestimam é o alcance real de um processo mal conduzido. Um Estudo Técnico Preliminar frágil, um Termo de Referência genérico, uma pesquisa de preços sem metodologia ou um contrato sem fiscalização formal não são meras irregularidades administrativas. Podem resultar em multa pessoal, devolução de recursos ao erário, bloqueio de bens, inabilitação para o exercício de cargos públicos e, nos casos mais graves, responsabilização penal. E não atingem apenas o ordenador de despesas: alcançam secretários, pregoeiros, fiscais de contrato e qualquer servidor que assinou uma etapa. Vale o alerta: o critério dos Tribunais de Contas e das Controladorias não é a má-fé, é a ausência de conformidade técnica. Mesmo quem agiu com a melhor das intenções pode ser questionado se a documentação não estiver completa.

Os números ajudam a dimensionar o problema. Dados dos órgãos de controle mostram que cerca de 85% das instituições públicas enfrentam dificuldades em compras, que aproximadamente 30% das licitações custam mais do que economizam e que um único pregão eletrônico consome, em média, R$ 30 mil apenas em tempo de equipe, jurídico e revisões. Um órgão com 20 processos por ano pode estar gastando R$ 600 mil em custo administrativo antes de comprar qualquer coisa.

E a exigência só aumentou. Desde 30/12/2023, a Lei nº 14.133/2021 é o único regime de licitações: revogadas a 8.666/93 e a Lei do Pregão, sem período de transição. A nova lei trouxe obrigações que muitos órgãos ainda não absorveram, como o Plano de Contratações Anual (PCA), a matriz de riscos, a segregação de funções e a publicação obrigatória no PNCP, que substituiu o diário oficial. Ao mesmo tempo, Tribunais de Contas e Controladorias, nas esferas federal, estadual e municipal, passaram a usar sistemas automatizados que flagram sobrepreço, direcionamento e inconsistências em escala, sem depender de denúncia. O controle ficou digital; o erro ficou mais visível.

A boa notícia é que a maior parte do que vira processo poderia ter sido evitada na fase interna, antes do edital. O caminho passa por apoiar quem já faz o trabalho, em duas frentes: a capacitação contínua das equipes e a adoção de tecnologia que sustente as decisões. Já existem soluções com inteligência artificial treinada na Lei 14.133/2021 e na jurisprudência dos Tribunais de Contas, e o alcance é amplo: do governo federal ao menor município, de grandes estruturas a equipes de poucas pessoas. Na prática, é como se cada entidade que licita passasse a contar com uma equipe multidisciplinar dedicada, do desenho da contratação até a ida do edital à praça, capaz de responder com segurança e rapidez a cada esclarecimento, impugnação ou questionamento de concorrentes e órgãos de controle.

Os ganhos são concretos. Essas plataformas geram Estudo Técnico Preliminar e Termo de Referência completos em horas, não em dias; organizam a pesquisa de preços com metodologia aceita e fontes rastreáveis; sinalizam pontos de risco antes de o edital ir a público; registram automaticamente quem elaborou, revisou e aprovou cada etapa, atendendo à segregação de funções exigida por lei; e montam o arquivo defensivo de cada decisão, com respaldo legal documentado para eventual diligência. O gestor segue responsável, mas decide com informação qualificada, não apenas com memória e experiência.

Um esclarecimento é necessário: não se trata de ferramentas genéricas de IA, que inventam respostas (as chamadas “alucinações”) e tratam dados sensíveis sem governança. Trata-se de solução especializada, com dupla verificação jurídica, dados em ambiente seguro e soberano e em conformidade com a LGPD. Para o gestor que assina, essa é a diferença entre intuição e segurança.

Nenhum gestor é notificado no dia em que erra. É notificado meses depois, quando já não há como refazer o processo, e, nesse dia, a multa, a devolução ao erário, o bloqueio de bens e a inabilitação não perguntam se houve boa intenção: cobram conformidade. A diferença é que, hoje, esse risco tem antídoto. O que antes dependia da sorte de quem montava o processo passou a depender de método. Ganha-se nos três pilares de uma gestão eficiente: celeridade, porque o que levava dias passa a horas; segurança, porque cada decisão nasce com respaldo legal e rastreável; e economicidade, porque prevenir sempre custou menos do que remediar.

A recomendação de quem acompanha esses processos de perto é direta, e não se trata de teoria: há soluções dessa natureza já testadas e aprovadas por órgãos públicos em diferentes regiões do Brasil, que têm evitado transtornos e devolvido segurança aos gestores. Quem se antecipa decide com tranquilidade; quem espera decide sob pressão e, quase sempre, tarde demais. “Coloco-me à disposição para colaborar e mostrar, na prática, os resultados que tenho acompanhado nas muitas prefeituras que assessoro.”